f

Szablony projektów

Filmik wprowadzający do szablonów projektów

Czym są szablony projektów?

Szablony projektów to świetne narzędzie do zarządzania projektami, które każdorazowo wymagają wykonania tego samego zestawu czynności. Przykładem takiego projektu może być wprowadzanie nowego pracownika do zespołu lub przygotowanie miesięcznego raportu dla klienta.

Prócz listy zadań w szablonie na stałe zapisani są wszyscy członkowie projektu wraz z ich obowiązkami a także kategorie przypisane do projektu, wymagany czas na ukończenie, powtarzalność oraz wszystkie komentarze i notatki do projektu.

Aby wyświetlić wszystkie szablony, otwórz widok Szablony:

template

Jak stworzyć lub zaktualizować szablon?

Aby stworzyć nowy szablon z projektu, wejdź do projektu (1-2), otwórz jego pasek informacji (3) i kliknij przycisk „Stwórz nowy szablon” (4):

Create template

Wprowadź nazwę dla swego szablonu (1), a następnie kliknij przycisk „Zapisz” (2):

Create template

Pamiętaj, że daty realizacji ustawione dla zadań w projekcie staną się względne, gdy utworzymy z niego szablon. Oznacza to, że w szablonie będą widniały terminy liczbą dni/tygodni/miesięcy odpowiadające okresowi pomiędzy stworzeniem zadania w projekcie źródłowym a ustawionym w nim deadlinem zadania.

Zilustrujmy to przykładem:

W projekcie znajduje się zadanie o nazwie “Zebranie działu marketingu”. Utworzono je 12 czerwca i ustawiono dla niego datę “13 czerwca” (czyli nazajutrz). Dziś jest 14 czerwca, wspomniane zadanie jest już po terminie. Tworzymy szablon na bazie tego projektu. Termin zadania “Zebranie działu marketingu” automatycznie zostanie ustawiony na “nazajutrz”, czyli na 15 czerwca. Między 12 i 13 czerwca był jeden dzień; 14 i 15 czerwca także dzieli jeden dzień.

Po wprowadzeniu zmian w projekcie możesz w prosty sposób zaktualizować jego szablon źródłowy w pasku informacji projektu lub edytować go bezpośrednio w widoku Szablonów.

Create template

Możesz również stworzyć nowy szablon po wejściu do widoku Szablonów. Po prostu kliknij przycisk “+”, aby dodać nowy szablon.

Create a new template

Jak edytować szablon?

Szablony mogą być edytowane w taki sam sposób jak wszystkie inne projekty w Nozbe. Możesz dodawać nowe zadania, edytować je i usuwać. Pamiętaj - edytowany szablon może zostać nadpisany, gdy aktualizujesz szablon w widoku projektu. Listę szablonów można edytować w widoku „Edycji” (trzy kropki na dole ekranu). Tutaj możesz wybrać szablony, które chcesz edytować (1).

Create template
  1. Wybierz wszystkie szablony…
  2. lub wybierz tylko niektóre szablony,
  3. zmień nazwę szablonu,
  4. zmień kolejność szablonów za pomocą metody przeciągnij i upuść…
  5. lub usuń szablon.
  6. Nie zapomnij zapisać zmian klikając przycisk „Gotowe”.

Jak stworzyć projekt z szablonu?

To bardzo proste:

template
  1. Otwórz widok „Szablony”.
  2. Wybierz szablon z listy.
  3. Otwórz pasek informacji, klikając na ikonkę „i”.
  4. Kliknij przycisk „Stwórz nowy projekt”.
template

W tym widoku zobaczysz nazwę szablonu, z którego stworzono projekt (1), możesz wpisać nową nazwę dla projektu (2). 

Jeśli to okienko (3) jest zaznaczone, wszystkie osoby zapisane w szablonie automatycznie otrzymają zaproszenia do nowego projektu po jego utworzeniu. (Możesz odznaczyć tę opcję, jeśli nie chcesz ich zapraszać). 

Przycisk “Stwórz” (4) utworzy nowy projekt z szablonu. W tym momencie osoby zapisane w szablonie otrzymają zaproszenia do nowo utworzonego projektu.

Jak udostępnić nowy projekt utworzony z szablonu?

template

Jeśli w szablonie zapisane są już jakieś osoby, zaproszenia zostaną wysłane do nich automatycznie, po utworzeniu projektu. Członków szablonu możesz wyświetlić w pasku informacji (1). W tym miejscu możesz też dodać lub usunąć wybrane osoby do projektu, który zamierzasz utworzyć (2) lub udostępnić szablon (3).

template

Wygenerowanie linku nie oznacza, że ktoś automatycznie uzyskuje dostęp do szablonu. Aby się nim podzielić ze światem, skopiuj link i wyślij go mailem do wybranych osób lub udostępnij na Facebooku lub Twitterze.

Możesz też udostępnić swój szablon i podzielić się swoją wiedzą i pomysłami z innymi użytkownikami Nozbe na naszej stronie how.nozbe.com!